Когда работнику хватает времени чтобы выполнять свои обязанности приходиться жить в постоянной спешке, и поневоле задумываешься, как все успеть. Чтобы сделать свой труд эффективным, нужно применять методики тайм-менеджмента.
Распорядившись своим временем умело, без суеты и спешки можно выполнить намного больше заданий. К тому же качество работы будет намного выше.
Постоянная спешка выбивает из колеи, нарушает душевное равновесие и вызывает стресс. В результате решается меньше задач, качество выполнения становится хуже.
Из-за этих причин грамотный тайм-менеджмент приобретает большое значение. Он нужен и рядовым сотрудникам, и руководителям. Но каждом случае подход должен быть индивидуален.
Таким образом, система управления временем позволяет не только выполнить как можно больше работы, но и повысить ее качество, успокоиться и сделать свой труд более эффективным.
Основные принципы управления временем
Все основные принципы правильного распоряжения временем сводятся к 3 категориям:
- выделение приоритетов;
- планирование;
- структурирование.
Первая ступень – разделение задач по степени их важности. После этого важно правильно составить план, руководствуясь выделенными приоритетами. Структурирование предполагает отслеживание результатов деятельности.
Один из способов структурирования – т н. "календарь Сайнфелда". Визуальное наблюдение за своими результатами мотивирует к дальнейшему развитию.
Идея заключается в том, чтобы каждый день отмечать в календаре выполнение поставленной задачи и создать как можно более длинную цепочку. Если она прерывается, следующая линия должна быть на единицу длинней. Например: цель – наводить порядок на рабочем столе в конце рабочего дня. Вы добросовестно выполняли эту задачу в течение 8 рабочих дней подряд, потом произошел сбой. Запланируйте следующий интервал в размере 9 дней и т д.
Специалисты по тайм-менеджменту рекомендуют придерживаться следующих правил:
- Каждый день заканчивать составлением плана на завтра.
- Четко разграничить время для выполнения своих задач, работы с коллективом и отдыха.
- Не решать все задачи самостоятельно. Научиться делегировать полномочия.
- Для всех мероприятий отвести четко ограниченный промежуток времени и строго его придерживаться.
- В конце рабочего дня подводить итоги, сверяясь с планом.
Техника 1–3–5
Методика основана на том, что каждый день нужно выполнять 1 крупное дело, 3 менее значительных и 5 мелких. Применение этого праваила поможет постепенно уничтожить накопления.
Наиболее частые ошибки при планировании
Возможные причины, из-за которых план срывается, можно разделить на 3 категории:
Технические. Сюда входят неправильно рассчитанное или неопределенное время на выполнение дела, нечетко поставленная задача, чрезмерно сложная работа.
Психологические. Это страх неудачи, предпочтение работать в постоянном состоянии цейтнота, неопределенность собственных целей и отношения к делу.
Внешние. Сюда относятся слишком большой объем возложенных задач, невыполнение коллегами своей деятельности и т.д.
Планирование рабочего дня необходимо всем: как рядовым сотрудникам, так и руководителям, поскольку повышает эффективность труда, организует деятельность и способствует успеху. Каждый должен выбирать подходящие ему методы.
